Haikou, Bharata Online - Provinsi Hainan di Tiongkok Selatan telah memperkenalkan sistem baru yang memungkinkan penduduk untuk menyerahkan informasi kepada pihak berwenang hanya satu kali saja. Selanjutnya, informasi tersebut akan dibagikan secara otomatis ke berbagai departemen pemerintah, dengan tujuan mengurangi beban administratif dan meningkatkan efisiensi tata kelola.
Kota Haikou, yang dihuni oleh lebih dari tiga juta jiwa, menangani volume pekerjaan administratif yang sangat besar. Wang Dujuan, Kepala Kantor Persetujuan Administratif, tampak sedang memandu seorang warga melalui langkah-langkah yang diperlukan di Subdistrik Binjiang, Distrik Qiongshan.
Bagi para petugas seperti Wang, urusan dokumen sebelumnya berarti harus berulang kali memasukkan informasi yang sama ke dalam formulir untuk departemen yang berbeda-beda. Sistem yang disebut "One Form Connect" (Satu Formulir Terintegrasi) kini membantu menghilangkan duplikasi tersebut.
"Dulu, kami memiliki formulir terpisah untuk departemen yang berbeda. Kami harus memasukkan informasi yang sama berulang kali dan memeriksa data secara manual, sehingga waktu untuk melayani warga menjadi terbatas. Sekarang, kami cukup memasukkan informasi satu kali dan data tersebut akan dibagikan ke berbagai departemen. Sistem ini juga dapat membandingkan data, yang membuat pekerjaan kami jauh lebih efisien dan memberi kami lebih banyak waktu untuk melayani masyarakat," ujar Wang.
Subsidi bagi warga lanjut usia adalah salah satu contohnya. Sistem ini memeriksa catatan pendaftaran rumah tangga dan jaminan sosial untuk mengidentifikasi warga yang mungkin memenuhi syarat. Staf komunitas kemudian dapat membantu warga yang memenuhi kriteria tersebut untuk mendaftarkan diri guna mendapatkan subsidi.
Menurut para pejabat, sistem ini mengurangi kebutuhan akan pemeriksaan manual serta membantu mencegah terjadinya pembayaran yang terlewat atau keliru.
"Dulu, kami harus mengisi lebih dari 10 formulir setiap kuartal, yang mencakup berbagai hal seperti perubahan data penduduk, pendaftaran jaminan sosial, perumahan sewa, hingga patroli keamanan publik. Sekarang, kami bisa mengirimkan laporan langsung dari lapangan melalui ponsel. Tidak perlu lagi kembali ke kantor untuk duduk di depan komputer. Prosesnya hanya memakan waktu lima menit," kata Zhou Chuanqi, Ketua Komite Partai Komunitas Beichongxi, Subdistrik Binjiang.
Data resmi menunjukkan bahwa saat ini, wilayah setingkat kota kecil (township) dan subdistrik di seluruh Hainan rata-rata hanya perlu mengisi 26 formulir per bulan, turun drastis dari sebelumnya yang mencapai 96 formulir.
Platform ini dikembangkan oleh Pusat Pengembangan Data Besar (Big Data Development Center) Provinsi Hainan.
"Kami berkonsultasi dengan staf di lapangan dan meninjau formulir-formulir yang sudah digunakan. Hal ini membantu kami mengidentifikasi formulir mana saja yang bisa digabungkan serta di bagian mana teknologi baru dapat memberikan manfaat. Kami mengintegrasikan data dan memanfaatkan kecerdasan buatan (AI) serta teknologi lainnya untuk memperluas cakupan penerapan sistem ini," ujar Sun Jianming, Wakil Direktur Pusat Pengembangan Big Data Hainan.
Bagi Hainan, reformasi ini bukan sekadar penyederhanaan prosedur. Para pejabat menyatakan bahwa langkah itu juga mengubah cara kerja pemerintah daerah di tingkat akar rumput.
"Setelah lebih dari satu tahun, kami melihat bahwa inisiatif 'Satu Formulir Terintegrasi' (One Form Connect) bukan sekadar cara baru untuk menyampaikan laporan. Hal ini mencerminkan perubahan yang lebih mendalam dalam tata kelola di tingkat akar rumput. Ini juga menjadi sarana untuk memperbaiki praktik kerja serta memperluas penerapan tata kelola internal Partai yang menyeluruh dan ketat hingga ke tingkat akar rumput. Pada saat yang sama, inisiatif ini meringankan beban kerja para pejabat dan memperkuat tata kelola digital," jelas Yuan Lei, Direktur Divisi Promosi Pemerintahan Digital di Departemen Pengembangan Lingkungan Bisnis Provinsi Hainan.
